ПОЛИТИКА ПО ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
в Закрытом Акционерном Обществе «Акзо Нобель Декор»
в Закрытом Акционерном Обществе «Акзо Нобель Декор»
(ЗАО «Акзо Нобель Декор»)
Утверждено Генеральным директором ЗАО «Акзо Нобель Декор»
От 16.06.2025 г.
От 16.06.2025 г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Политика по обработке персональных данных в Закрытом Акционерном Обществе «Акзо Нобель Декор» (ЗАО «Акзо Нобель Декор») (далее – Политика, Политика конфиденциальности) разработана в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым Кодексом РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных), а также иными нормативно-правовыми актами в области защиты и обработки персональных данных.
1.2. Цель настоящей Политики - защита персональных данных физических лиц от несанкционированного доступа и разглашения. Персональные данные всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.
1.3. Политика вступает в силу с момента его утверждения и действует бессрочно до замены ее новой Политикой.
2. ТЕРМИНЫ И ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
2.1. Персональные данные (ПД) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
2.2. Оператор – Закрытое Акционерное Общество «Акзо Нобель Декор» (ЗАО «Акзо Нобель Декор»), ИНН 5001027607, КПП 500101001, место нахождения: 143909, Московская область, город Балашиха, Покровский пр-д, д. 9, самостоятельно или совместно с другими лицами организующий обработку персональных данных, а также определяющая цели обработки персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными (далее – Оператор, Компания).
2.3. Субъект ПД – любые физические лица, предоставляющие Оператору персональные данные, в том числе, но не ограничиваясь: работники, соискатели, посетители территории Оператора, работники или представители контрагентов, клиенты и другие физические лица.
2.4. Обработка ПД – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.5. Персональные данные, разрешенные субъектом ПД для распространения, - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
2.6. Общедоступные источники ПД (в том числе справочники, адресные книги) – источники ПД, доступ к которым неорганичен, и в которые с письменного согласия субъекта персональных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
2.7. Автоматизированная обработка ПД – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
2.8. Информационная система персональных данных (ИСПД) – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
2.9. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
2.10. Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
2.11. Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее – Роскомнадзор) – федеральный орган, уполномоченный осуществлять деятельность по обеспечению и контролю за соблюдением законодательства по защите персональных данных.
2.12. Иные термины, не установленные в данном разделе Политики применяются в соответствии с действующим законодательством.
3. ОСНОВНЫЕ ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СУБЪЕКТА ПД И ОПЕРАТОРА
3.1. Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:
· подтверждение факта обработки ПД;
· правовые основания и цели обработки ПД;
· способы обработки ПД;
· место хранения ПД, сведения о лицах, которые имеют доступ к ПД или которым могут быть раскрыты ПД на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
· сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
· наименование, адрес местонахождения юридического лица или фамилия, имя, отчество и адрес регистрации физического лица, осуществляющего обработку ПД по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу.
3.2. Субъект ПД имеет право обращаться к Оператору и направлять ему запросы путем использования официальных способов коммуникации;
Запрос от Субъекта ПД может быть направлен:
• в бумажном виде с собственноручной подписью субъекта по адресу Закрытое Акционерное Общество «Акзо Нобель Декор» (ЗАО «Акзо Нобель Декор»), ИНН 5001027607, КПП 500101001, место нахождения: 143909, Московская область, город Балашиха, Покровский пр-д, д. 9. Форма запроса утверждается Оператором.
• в электронном виде с применением электронной подписи и в порядке, установленном действующим законодательством, в частности Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ"Об электронной подписи",
• в виде скан-образа документа, отправленного по электронной почте или иным способом с применением систем дистанционных технологий, по адресу электронной почты Оператора alg@an-rf.ru.
3.3. Субъект имеет право на обжалование действий или бездействия Оператора.
3.4. Субъект имеет право отзыва своих персональных данных, кроме тех, обработку которых Оператор осуществляет в силу требований действующего законодательства.
3.5. Обязанности субъекта ПД:
· передавать Оператору достоверные ПД;
· своевременно сообщать Оператору об изменении ПД.
3.6. Обязанности Оператора:
· выполнять требования действующего законодательства, регулирующего порядок обработки и защиты персональных данных, а также требования данной Политики и порядок, установленный иными локальными актами Оператора.
4. КЛЮЧЕВЫЕ ПРИНЦИПЫ, КОТОРЫХ ПРИДЕРЖИВАЕТСЯ ОПЕРАТОР
Ключевые принципы, которых придерживается Оператор при обработке персональных данных:
4.1.Законность;
В соответствии с данным принципом Оператор осуществляет обработку ПД только на законных основаниях. Оператор осуществляет обработку персональных данных для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей без получения согласий субъектов ПД. Во всех остальных случаях Оператор осуществляет обработку ПД только на основании полученного письменного (в том числе в электронном виде) согласия субъекта ПД.
4.2.Целевое ограничение;
Оператор данных обрабатывает ПД только в целях, установленных законодательством или в иных законных целях, указанных в настоящей Политике, а также в согласии субъекта ПД (в тех случаях, когда такое согласие необходимо получать от субъекта по законодательству).
4.3.Минимизация использованных данных;
Оператор не собирает и не обрабатывает персональных данных больше, чем необходимо по законодательству или исходя из заявленных целей обработки.
4.4.Точность и актуальность данных;
Оператор предпринимает все необходимые меры, чтобы обрабатываемые данные соответствовали действительности. Для соблюдения данного принципа Оператор имеет право уточнять, запрашивать у субъекта актуальные данные, необходимые для достижения целей их обработки.
4.5.Ограничение по хранению;
Персональные данные обрабатываются и хранятся на протяжении того времени, которое необходимо для достижения цели такой обработки.
4.6.Ограничение по обеспечению необходимого доступа;
Оператор обеспечивает доступ к персональным данным субъектов только тех должностных лиц, работников Оператора и иных лиц, которым эти данные необходимы для выполнения трудовых функции, условий договора. При этом Оператор знакомит допущенных лиц с требованиями о конфиденциальности информации, к которой они получают доступ. Данное требование не распространяется на те персональные данные, которые являются открытыми по закону, включены в общедоступные источники персональных данных с согласия субъекта или разрешены субъектом к распространению.
4.7.Конфиденциальность/безопасность данных;
Оператор обеспечивает защиту ПД применяя организационные, технические и правовые меры с учетом угроз безопасности, определенных законодательством и локальными актами Оператора.
4.8.Ответственность Оператора.
Оператор несет ответственность за нарушения в области обращения с ПД. Данный принцип налагает на Оператора обязанность выполнение всех остальных принципов, не указанных в данной Политике, но установленных законодательством по защите персональных данных. Для персонализации ответственности должностных лиц назначается ответственное должностное лицо за организацию всей работы по защите ПД, а также ответственность за соблюдение требований законодательства, настоящей Политики и локальных актов Оператора возлагается на руководителей структурных подразделений и должностных лиц, допущенных к персональным данным субъектов.
5. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПД
5.1.Цели обработки персональных данных:
· осуществление трудовых отношений, включая, но не ограничиваясь, такие процессы, как: заключение, изменение, прекращение трудовых договоров, начисление и выплата работнику заработной платы, выполнение обязанностей работодателем и работником по охране труда, развитие и обучение работников и иные цели установленные трудовым законодательством, в том числе обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
· осуществление подбора, найма персонала, содействие в трудоустройстве;
· осуществление гражданско-правовых отношений;
· осуществление хозяйственной деятельности Оператора;
· проведение переговоров;
· организация пропуска физических лиц на территорию Оператора;
· обеспечение безопасности имущества и Работников на территории Оператора;
· реализация обязанностей Оператора по предоставлению льгот и гарантий работникам Оператора;
· соблюдение требований законодательства, в том числе, но не ограничиваясь, законодательства о воинском учете, об охране труда, налогового и архивного законодательства.
6. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных, в том числе:
• Конституция Российской Федерации;
• Гражданский кодекс Российской Федерации;
• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Налоговый кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";
• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";
• Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации";
• иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Оператора.
6.2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:
• устав ЗАО «Акзо Нобель Декор»;
• договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;
• согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.
7. СОГЛАСИЕ СУБЪЕКТА НА ОБРАБОТКУ ПД
7.1. Обработка персональных данных осуществляется:
· в случаях, установленных законодательством - без получения согласия субъекта ПД,
· с письменного согласия субъекта ПД.
7.2. Без согласия субъекта ПД обрабатываются в следующих случаях:
· когда обработка персональных данных необходима для осуществления Оператором и выполнения возложенных на него законодательством функций, полномочий и обязанностей;
· в иных случаях, когда получение такого согласия не требуется по законодательству.
7.3. С согласия субъекта ПД обрабатываются в следующих случаях:
· в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе,
· в случаях, когда персональные данные, разрешены субъектом ПД для распространения,
· в иных случаях, не относящихся к указанным в п.7.2. настоящей Политики.
7.4. Перечень персональных данных, обработка которых осуществляется с согласия субъекта, прописывается в согласии субъекта на обработку персональных данных с указанием целей обработки этих данных.
7.5. Перед предоставлением своих ПД субъект должен:
· ознакомиться с данной Политикой,
· предоставить свои персональные данные, которые требуются по законодательству для достижения целей их обработки,
· дать письменное согласие на обработку тех персональных данных, которые не требуются по законодательству, но субъект готов осознанно предоставить их Оператору для достижения целей, указанных в таком согласии.
7.6. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом.
7.7. Согласие на обработку ПД может быть оформлено следующими способами:
· в бумажном виде с собственноручной подписью субъекта. Такое согласие предоставляется субъектом уполномоченным должностных лицам Оператора лично или отправляется посредством почтовой связи,
· в электронном виде с применением электронной подписи и в порядке, установленном действующим законодательством, в частности Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ"Об электронной подписи",
· в виде скан-образа документа, отправленным по электронной почте или иным способом с применением систем дистанционных технологий с дополнительным подтверждением личности и воли отправителя согласия. Скан-образ документа должен содержать собственноручную подпись субъекта,
· посредством проставления отметки в выделенном поле на сайте Оператора, выбора соответствующего поля/ кнопки в уведомлении или письме, отправленного информационной системой Оператора о согласии субъекта с обработкой персональных данных в соответствии с настоящей Политикой по обработке персональных данных.
7.8. Оператор применяет типовые формы согласий на обработку ПД, разработанных в соответствии Законодательством о защите персональных данных.
7.9. Субъекту ПД до предоставления ПД предоставляется типовая форма согласия на обработку ПД, которую ему необходимо заполнить с учетом своего выбора о запрашиваемых Оператором сведений, подписать и передать Оператору установленным в данной Политике способом.
7.10. Субъект ПД принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. В типовой форме согласия субъект ПД должен указать те данные, обработку которых он разрешает или запрещает, установить ограничения (при необходимости).
7.11. Типовая форма согласия является только формой, разработанной в соответствии с законодательством, все данные в согласии могут корректироваться, исправляться, исключатся субъектом ПД, за исключением случаев, когда определенные сведения указаны в согласии в соответствии с требованиями Закона о защите персональных данных.
7.12. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным.
7.13. В случае получения согласия на обработку ПД от представителя субъекта ПД полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта ПД проверяются Оператором.
7.14. Согласие физического лица, являющегося Работниками или представителями клиентов, контрагентов (далее – Клиенты, Контрагенты) на передачу персональных данных Оператору обеспечивает юридическое лицо, направившее конкретное физическое лицо к Оператору. Оператор может дополнительно запросить согласие с такого физического лица при необходимости обработки большего количества персональных данных чем требуется для прохода на территорию Оператора (больше, чем указано в согласии Посетителя).
7.15. Согласие на обработку ПД может быть отозвано субъектом ПД в следующей форме:
· в бумажном виде с собственноручной подписью субъекта. Такой отзыв предоставляется субъектом в произвольной форме и передается уполномоченному должностному лицу Оператора лично или отправляется посредством почтовой связи,
· в электронном виде с применением электронной подписи и в порядке, установленном действующим законодательством, в частности Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ"Об электронной подписи",
· в виде скан-образа документа, отправленным по электронной почте или иным способом с применением систем дистанционных технологий с дополнительным подтверждением личности и воли отправителя отзыва.
7.16. В случае отзыва субъектом ПД согласия на обработку ПД Оператор вправе продолжить обработку персональных данных, обработка которых осуществляется в силу закона и не требует получения согласия субъекта ПД.
8. ОБЪЕМ И КАТЕГОРИИ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
8.1. Оператором обрабатываются персональные данные следующих субъектов ПД в соответствии с указанными в п.5.1. целями обработки:
· физические лица, состоящие с Компанией в трудовых отношениях (далее – Работники);
· физические лица, уволившиеся из Компании (далее – бывшие Работники);
· физические лица, обработка персональных данных которых необходима для предоставления льгот и гарантий работникам Оператора (далее – Член семьи);
· физические лица, являющиеся кандидатами на работу (далее – Соискатели);
· физические лица, состоящие с Компанией в гражданско-правовых отношениях (далее – Исполнители);
· физические лица, являющиеся посетителями Компании (пропускного режима) (далее – Посетители);
· физические лица, являющиеся Работниками или представителями контрагентов, клиентов (далее – Контрагенты, Клиенты);
· физические лица, посетители сайта.
8.2. Обработка ПД субъектов, указанных в п.8.1. осуществляется и после прекращения официальных отношений между Оператором и субъектом ПД в течение срока действия согласия субъекта на обработку ПД, но не менее сроков, установленных архивным законодательством.
8.3. Данная Политика регламентирует порядок обработки персональных данных всех указанных категорий субъектов ПД.
8.4. По отдельным категориям субъектов могут быть приняты отдельные локальные нормативные акты, политики в случае необходимости отдельного регулирования порядка защиты их персональных данных, или в случае наличия таких требований в законодательстве. В частности, (но не ограничиваясь) отдельное локальное регулирование принято по порядку обработки и защиты персональных данных Работников, в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
8.5. Общество осуществляет обработку следующих категорий персональных данных работников:
· Фамилия, имя, отчество,
· номер контактного (мобильного и стационарного) телефона,
· адрес личной электронной почты, адрес электронной корпоративной почты; паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан паспорт, код подразделения; год, месяц, дата рождения, место рождения);
· гражданство и пол;
· адрес и дата регистрации, и адрес фактического проживания;
· данные документа о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС);
· ИНН;
· данные документов об образовании (дипломы, сертификаты, удостоверения: номер, серия кем и когда выдан, квалификация, специальность), информация об уровне знания иностранных языков;
· сведения из бумажной и/или электронной трудовой книжки,
· сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименования и расчетного счета организации);
· данные документов воинского учета (военный билет, временное удостоверение, выданное взамен военного билета, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, справка взамен военного билета, иной документ),
· банковские реквизиты;
· сведения о семейном положении, Фамилия, Имя, Отчество и возраст детей, Фамилия, Имя, Отчество и год рождения супруга(и) и родственников работника (при необходимости);
· сведения из свидетельств о заключении брака; о смене фамилии;
· сведения из полиса ОМС
· данные о занимаемой должности, трудовой функции, название структурного подразделения,
· табельный номер,
· даты приема, увольнения, перевода на другую должность;
· размер должностного оклада, тарифных ставок и надбавок;
· данные о среднем заработке работника;
· сведения подтверждающие социальные льготы;
· сведения исполнительных документов,
· данные водительского удостоверения.
Для иностранных граждан: сведения о статусе иностранного гражданина: сведения о разрешении на работу (патенте), визе, миграционной карте, разрешение на временное проживание, документе о пребывании на территории РФ.
специальные категории персональных данных:
· состояние здоровья;
· результаты обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) (в том числе: температура, пульс, давление),
· обязательного психиатрического освидетельствования (определение пригодности работника к осуществлению отдельных видов деятельности согласно законодательству);
· сведения об инвалидности,
· медицинских ограничениях (в случае самостоятельного предоставления Работником данных сведений для получения льгот и гарантий);
· информация о донорстве (в случае самостоятельного предоставления Работником данных сведений для получения льгот и гарантий).
биометрические персональные данные:
цветное фотографическое изображение лица, видеоизображение,
размер обуви и одежды для выдачи СИЗ.
8.6. Общество осуществляет обработку следующих категорий персональных данных соискателей:
Фамилия, Имя, Отчество; день, месяц, год рождения; серия, номер удостоверения личности (паспорт, другое), дата выдачи, кем выдан, контактный номер телефона, адрес электронной почты, образование, квалификация, профессия; места работы/службы (с указанием периодов работы и наименование должностей); знание иностранных языков (каких и степень знания, - при необходимости)); информация о навыках и умениях;
специальные категории персональных данных: информация о медицинских ограничениях, если по вакантной должности существует ограничение по состоянию здоровья (например, работа во вредных условиях труда);
цветное фотоизображение как часть резюме;
Обработка ПД соискателей на замещение вакантных должностей осуществляется в соответствии с положениями настоящей Политики.
При этом для соискателей на замещение вакантных должностей письменное согласие на обработку персональных данных не требуется, если от имени кандидата (соискателя) действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении кандидатом (соискателем) своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц.
8.7. Общество осуществляет обработку следующих категорий персональных данных Членов семьи работников:
В отношении ребенка работника для предоставления работнику Общества льгот и гарантий: ФИО ребенка, Дата и место рождения, ФИО родителей ребенка (отец и мать), их гражданство, данные из свидетельства о рождении (Серия номер и кем и когда выдано), данные об образовании (ВУЗ, факультет, курс- ), данные о месте работы второго родителя (ФИО, должность, организация, дата приема);
в отношении иных членов семьи работника: фамилия, имя, отчество, год рождения, номер контактного телефона (в том числе для воинского учета военнообязанных работников); сведения из свидетельства о смерти родственника.
биометрические персональные данные: в случае участия в корпоративных мероприятиях на территории и за территорией Общества - фотоизображение и видеоизображение Субъекта.
ПД ребенка Работника могут обрабатываться в целях предоставления налогового вычета, поздравления с Новым Годом (подарки).
ПД ребенка Работника и ПД иного члена семьи Работника могут обрабатываться для участия в корпоративных мероприятиях оператора, публикации на внутреннем корпоративном портале в целях формирования корпоративной культуры Компании, предоставление льгот и компенсаций, предусмотренных локальными нормативными актами Оператора.
8.8. Общество осуществляет обработку следующих категорий персональных данных бывших работников:
фамилия, имя, отчество; дата рождения; банковские реквизиты; специальные категории персональных данных: состояние здоровья (листки нетрудоспособности); иные данные, которые оператору необходимо обрабатывать в соответствии с архивным и трудовым законодательством после расторжения трудового договора.
8.9. Общество осуществляет обработку следующих категорий персональных данных, физических лиц, состоящих в договорных отношениях с оператором:
фамилия, имя, отчество; место рождения; паспортные данные, адрес постоянной регистрации, адрес временной регистрации, личный мобильный номер, адрес личной электронной почты, должность; государственный регистрационный номер автомобиля и марка автомобиля (при необходимости), СНИЛС, ИНН (при необходимости), банковские реквизиты;
биометрические персональные данные: цветное фотоизображение, видеоизображение (при необходимости).
ПД физических лиц, состоящих в договорных отношениях с оператором могут обрабатываться для выплаты вознаграждения, публикации на маркетинговом сайте или корпоративном портале Общества (новостная лента, контактные данные для маркетинговых мероприятий, другое), для соблюдения пропускного режима на территории Оператора.
8.10. Для осуществление Оператором хозяйственной деятельности, организации взаимодействия с клиентами, контрагентами, для соблюдения пропускного режима на территории Оператора и достижения других производственных задач, Оператор может обрабатывать персональных данные представителей контрагентов, клиентов в частности:
фамилия, имя, отчество, данные документа, удостоверяющего личность, адрес регистрации, номер телефона, адрес электронной почты, должность, город.
8.11. Общество осуществляет обработку следующих категорий персональных данных посетителей Оператора (не являющиеся субъектами, указанными в пунктах 8.5-8.9. Политики):
фамилия, имя, государственный регистрационный номер автомобиля и марка автомобиля (при необходимости);
биометрические персональные данные: видеоизображение (видеозапись в процессе видеонаблюдения на объектах Оператора в целях обеспечения безопасности).
8.12 Общество осуществляет обработку следующих категорий персональных данных, физических лиц, посетителей маркетинговых сайтов (далее – посетители Сайта) для информирования о продукции, проведения маркетинговых мероприятий:
Фамилия, Имя, Отчество, профессия, телефон, электронная почта, город, адрес сайта, адрес социальной сети заказчика; содержание запроса/заказа/вопроса, Cookie-файлы, данные, собираемые метрическими программами.
9. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
9.1. Получение ПД:
· Все ПД Оператор получает от самого субъекта и с его согласия. Если ПД субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие.
· Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПД, характере подлежащих получению ПД, перечне действий с ПД, сроке, в течение которого действует согласие, и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.
9.2. Документы, содержащие ПД, создаются путем:
· копирования оригиналов документов (документ об образовании, свидетельства о рождении и смерти, справки об инвалидности и другие) (при необходимости);
· внесения сведений в учетные формы Оператора;
· получение персональных данных из оригиналов документов;
· получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), сведения о трудовом стаже с Госуслуг медицинское заключение, характеристика и др. в случаях, установленных законодательством),
· и другими способами, не противоречащими законодательству.
9.3. Обработка персональных данных ведется:
· с использованием средств автоматизации, и иных средств автоматизации, определяемых Оператором;
· без использования средств автоматизации.
9.4. Хранение ПД:
· ПД субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
· ПД, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
· ПД субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.
· Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПД, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.
· Хранение ПД в форме, позволяющей определить субъекта ПД, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, ПД подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
Персональные данные на бумажных носителях хранятся в ЗАО «Акзо Нобель Декор» в течение сроков хранения документов, для которых эти сроки предусмотрены законодательством об архивном деле в РФ (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236)).
Персональные данные работников, обрабатываемые в информационных системах персональных данных, хранятся до достижения цели обработки персональных данных, а по достижении указанной цели (увольнении работника) - персональные данные указанного работника обрабатываются (хранятся) в соответствии с требованием законодательства РФ о бухгалтерском учете (Ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) "О бухгалтерском учете").
· Хранение ПД в электронной форме может осуществлять на серверах и иных устройствах, расположенных на территории Российской Федерации, в том числе подразумевающих возможность трансграничной передачи персональных данных в государства, как обеспечивающие, так и не обеспечивающие адекватной защиты прав субъектов персональных данных, при соблюдении порядка обработки персональных данных и трансграничной передачи персональных данных, установленных законодательством РФ.
9.5.Передача ПД.
9.5.1. Оператор передает ПД третьим лицам в следующих случаях:
· субъект выразил свое согласие на такую передачу;
· передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.
9.5.2. Перечень органов и лиц, которым передаются ПД в соответствии с законодательством и на передачу которым не требуется согласие субъекта ПД:
· Социальный фонд РФ (СФР);
· налоговые органы РФ;
· военные комиссариаты и иные структуры, на которые возложены функции и полномочия по ведению воинского учета и обеспечения обороноспособности страны;
· органам статистического учета (обезличенные персональные данные);
· органы службы занятости через портал «Работа в России»;
· иным юридическим лицам, обязанность передачи которым установлена законодательством.
9.5.3. Перечень лиц, которым передаются ПД в соответствии с полученным согласием субъекта ПД:
· страховые медицинские организации (кроме случаев, установленных законодательством);
· банки для перечисления денежных средств физическим лицам;
· иным юридическим лицам (контрагенты, клиенты).
9.5.4. Персональные данные передаются в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.
10. АКТУАЛИЗАЦИЯ, ИСПРАВЛЕНИЕ, УДАЛЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОТВЕТЫ НА ЗАПРОСЫ СУБЪЕКТОВ НА ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ
10.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю в течение 10 рабочих дней с момента обращения либо получения запроса субъекта персональных данных или его представителя. Данный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. Для этого Оператору следует направить субъекту персональных данных мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.
В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Запрос должен содержать:
• номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
• сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
• подпись субъекта персональных данных или его представителя.
Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Оператор предоставляет сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, субъекту персональных данных или его представителю в той форме, в которой направлены соответствующие обращение либо запрос, если иное не указано в обращении или запросе.
Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
10.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
10.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.
10.4. При выявлении Оператором, Роскомнадзором или иным заинтересованным лицом факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения) персональных данных (доступа к персональным данным), повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, Оператор:
• в течение 24 часов - уведомляет Роскомнадзор о произошедшем инциденте, предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, и принятых мерах по устранению последствий инцидента, а также предоставляет сведения о лице, уполномоченном Оператором на взаимодействие с Роскомнадзором по вопросам, связанным с инцидентом;
• в течение 72 часов - уведомляет Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента и предоставляет сведения о лицах, действия которых стали его причиной (при наличии).
10.5. Порядок уничтожения персональных данных Оператором.
10.5.1. Условия и сроки уничтожения персональных данных Оператором:
• достижение цели обработки персональных данных либо утрата необходимости достигать эту цель - в течение 30 дней (ч. 4, Ст. 21 152-ФЗ);
• достижение максимальных сроков хранения документов, содержащих персональные данные, - в течение 30 дней;
• предоставление субъектом персональных данных (его представителем) подтверждения того, что персональные данные получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, - в течение 7 (семи) рабочих дней (ч. 3, Ст. 20 152-ФЗ);
• отзыв субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если их сохранение для цели их обработки более не требуется, - в течение 30 дней (ч.5, ст. 21, 152-ФЗ).
10.5.2. При достижении цели обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
• иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
• Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
• иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.
10.5.3. Уничтожение документов (носителей), содержащих ПД, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок.
Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
ПД на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
Факт уничтожения ПД подтверждается документально актом об уничтожении носителей или выгрузкой из журнала регистрации событий в ИСПД.
11. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
11.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.
11.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.
11.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с Работниками, контрагентами и сторонними лицами.
11.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту ПД.
11.5. Основными мерами защиты ПД, используемыми Оператором, являются:
· Назначение лица, ответственного за обработку ПД, которое осуществляет организацию обработки ПД, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите ПД.
· Определение актуальных угроз безопасности ПД при их обработке в ИСПД и разработка мер и мероприятий по защите ПД.
· Разработка политики в отношении обработки персональных данных.
· Установление правил доступа к ПД, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПД в ИСПД.
· Установление индивидуальных паролей доступа Работников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями.
· Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.
· Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.
· Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность ПД и исключающих несанкционированный к ним доступ.
· Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.
· Восстановление ПД, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
· Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.
· Осуществление внутреннего контроля и аудита.
11.6. Оператор не несет ответственность за обработку и защиту персональных данных при переходе посетителями сайтов Оператора на внешние ссылки (формы регистрации на выставки, мастер классы и другое).
12. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫМ
12.1. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению информации, содержащей ПД, должны выполняться работниками Компании, осуществляющими данную функцию в соответствии со своими служебными обязанностями.
12.2. Все работники Общества имеют общий доступ к следующим персональным данным работника, в связи с наличием трудовых отношений, такие как фамилия, имя, отчество, корпоративный телефон, корпоративная электронная почта, должность, название подразделения на русском и английском языках.
12.3. Полный доступ к персональным данным имеет ограниченный перечень лиц в силу исполнения трудовых обязанностей ко всем категориям персональных данных работника.
12.4. Функциональный (ограниченный) доступ к персональным данным работника обусловлен необходимостью осуществления трудовой функции работника в отношении ограниченных категорий персональных данных работника.
12.5. Личные дела и документы, содержащие ПД, хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
12.6. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, защищаются паролями доступа
12.7. Оператор может организовывать иные дополнительные меры защиты в соответствии с требованиями законодательства.
13. ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ О ЗАЩИТЕ ПД
13.1. Оператор обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике об обработке ПД путем:
13.1.1. публикации документа на маркетинговых сайтах:
· https://colorshop.ru
· https://customerimages.ru
· https://duluxrus.ru
· https://hammeriterus.ru
· https://heritagepaints.ru
· https://luxium.ru
· https://marshallrus.ru
· https://paintexpert.ru
· https://pinotexrus.ru
13.1.2. публикации документа на внутреннем электронном портале Оператора AkzoNobel Russia - Home.
13.1.3. размещения бумажной версии документа на информационных стендах Оператора.
13.2. В случае запуска официального сайта Оператора в сети «Интернет», другого маркетингового сайта, а также в случае сбора персональных данных с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе на страницах официального сайта Оператора и на страницах маркетинговых сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", Оператор размещает Политику по обработке ПД на соответствующем официальном сайте Оператора/маркетинговом сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
13.2. Иные локальные акты и документы Оператора по обработке и защите персональных данных предоставляются в порядке, установленном законодательством.